Conforme el Reglamento (CE) no 852/2004 en el artículo 5, se establece la obligatoriedad a los operadores de empresas alimentarias de poner a punto, aplicar y mantener uno o varios procedimientos escritos permanentes basados en los principios APPCC. Así mismo, en el Anexo II del mismo reglamento, se establecen y definen los diferentes prerrequisitos para los operadores de empresas alimentarias y en el Anexo I, se establecen los requisitos que se deberán cumplir en la producción primaria.

Todos los operadores económicos de las empresas alimentarias que participan en las etapas de exportación, producción, transformación y distribución de alimentos posteriores a la producción primaria. 

Un sistema de gestión como, por ejemplo: ISO 22000, IFS, BRC, FSSC 22000, ISO 9001 entre otros, se podrían resumir todos ellos como un conjunto de requisitos, que se implantan y mantienen en una organización para llevar a cabo sus tareas y actividades de forma planificada, sistemática y permita a la organización la mejora continua y la toma de decisiones en base a datos objetivos.

Un sistema de gestión puede ser certificable, por una entidad de certificación externa, que pueda dar conformidad a los requisitos y el correcto cumplimiento de todos los puntos que se deban cumplir según el estándar o estándares que se hayan escogido.

• Un conjunto prescriptivo de actividades relacionadas con la higiene (programa de prerrequisitos).
• Un esquema de control de los puntos críticos (principios asociados con al APPCC)
• Procedimientos sistemáticos de gestión. Estos requisitos relativos a la gestión interna de la empresa, que suelen alcanzar todos los procesos internos de la empresa, desde la adquisición y compra, procesos comerciales pasando por los procesos estratégicos para la toma de decisiones.

La tendencia creciente a la exportación, la globalización y la necesidad de crear confianza con los clientes, hacen necesario en la mayoría de las ocasiones la necesidad de implantar un sistema de gestión.

• • Mejora la confianza con los clientes
  • Reduce las auditorias procedentes de los clientes (auditorias de segunda parte)
  • Mejora y facilita los procesos de exportación

• Proporciona en marco sobre el cual se puede dar cumplimiento en la normativa vigente.

• Unifica los criterios y protocolos de trabajo

• Reduce los riesgos y previene las reclamaciones de clientes y sanciones administrativas
• Sistematiza y mejora los canales de comunicación en toda la cadena alimentaria.
• Mejora la eficacia de los procesos de trazabilidad

Suponen una ventaja competitiva de la empresa.

Fase 1: Diagnóstico y análisis de la situación actual de la empresa

• Seleccionar la norma a implantar más adecuada a las necesidades.
• Recopilación y estudio documental
• Diagnóstico de las infraestructuras y procesos clave
• Establecer y definir el alcance de actividades y procesos.
• Estudio de viabilidad
• Definición de un plan de inversiones

El objetivo es obtener los datos necesarios que permitan determinar la situación actual respecto al grado de conformidad en relación con los requisitos del sistema de gestión que se pretenda implantar.

Fase 2: Planificación y elaboración del Soporte Documental y Diseño de la Estructura Organizativa

• Planificación del soporte documental y diseño de la estructura organizativa
• Elaboración de documentos descriptivos y formatos.
• Establecer la políticas y objetivos
• Definición y asignación de funciones y responsabilidades.
• Definir y diseñar los procesos operativos, los procesos de soporte y los procesos estratégicos de la organización

Según las evidencias encontradas en la fase anterior, se procederá a la planificación y elaboración del soporte documental con el objetivo de proporcionar conformidad con los requisitos sistema de gestión junto con los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la organización.

Fase 3: Implantación y seguimiento del sistema de gestión

• Propuesta, revisión y aprobación de los distintos documentos.
• Distribución de la documentación.
• Difusión, sensibilización y toma de conciencia.
• Recopilación de los registros de actividad.

En esta etapa se implantan los procedimientos y sistemáticas de trabajo y se generan los registros para proporcionar evidencias de cumplimiento con los requisitos y que en etapas posteriores podrán ser solicitados durante el proceso de auditoria.

Fase 4: Auditoría interna o de primera parte

• Elaboración y envío del plan/programa de auditoría
• Realización de la auditoría interna
• Elaboración del informe de auditoría
• Resolución de no conformidades y cierre de acciones correctivas.

Finalizada la etapa de implantación, se procederá a la realización de una auditoría interna, previa a la solicitud por parte de una entidad certificadora externa, con el objetivo de proporcionar conformidad con las disposiciones planificadas, con los requisitos del sistema de gestión y evaluar el grado de implantación.

Fase 5: Resolución del plan de acciones correctivas (PAC) en auditoría externa o de tercera parte.

Finalizada y resuelta la auditoría interna, una entidad de certificación realizara una auditoría externa. Conocido el resultado de la auditoría de certificación, por parte de la entidad de certificación externa, se procederá a la asistencia para solucionar las PAC y otras observaciones detectadas por el auditor, asistiendo en la redacción y valoración de eficacia de las correspondientes acciones correctivas y con el objetivo de asegurar la certificación final del sistema.

CONVET S.L. desde su departamento de consultoría y asesoría, puede proporcionar soporte al diagnóstico inicial, diseño documental, elaboración e implantación de sistemas de gestión.

Una determinada norma o esquema de certificación puede o no estar amparado por el reconocimiento GFSI

La Global Food Safety Initiative (GFSI) surgió en el año 2000, como organismo internacional regulador de unos requisitos mínimos que garantizasen la eficacia de los distintos modelos de sistemas de gestión de la seguridad alimentaria que se estaban emitiendo por las distintas cadenas de distribución y diversos organismos de normalización. 

Esta entidad está patrocinada por CIES, organización que engloba alrededor de 350 empresas con presencia en 150 países y representa alrededor del 75% de la distribución mundial y sus proveedores.

La GFSI ha redactado un documento que contiene los requisitos mínimos que debe disponer todo sistema de gestión de la seguridad alimentaria y, por tanto, todo protocolo, norma o estándar que pretenda establecer un modelo a seguir y certificar. El Documento de Orientación determina los elementos clave para la producción de alimentos como requisitos para los programas de gestión de seguridad alimentaria y da orientación para los programas que quieran cumplir con él. 

Constituye un marco dentro del cual los programas de gestión de seguridad alimentaria pueden evaluarse comparativamente y entre sus principales objetivos se encuentra la harmonización entre los diferentes modelos de sistemas de gestión de la seguridad alimentaria.